Memoria firmei: un singur dosar din care pornește orice agent AI

Cel mai bun lucru pe care l-am făcut anul ăsta în firmă a fost să scriu într-un singur loc tot ce se întâmplă. Nu un proiect de AI, ci un dosar: memoria firmei, din care pornește orice agent AI pe care îl construiesc. Îți arăt cum arată, de ce merge și cum îl faci la tine, chiar dacă acum totul e împrăștiat.

Informația era peste tot, și funcționa cât eram eu acolo

Aveam informația peste tot. În capul meu, în mailuri, în Drive, în capul colegilor. Oferta de acum un an era într-un thread de mail, prețurile într-un Excel pe laptopul meu, procedura de livrare în capul cuiva din echipă.

Funcționa, cât timp eram eu acolo să răspund. Un client întreba ceva, cineva mă suna, eu știam. Un coleg nou începea, eu îi explicam. AI-ul primea o întrebare, eu îi explicam tot de la zero.

Problema cu modelul ăsta e că tu devii singurul loc în care firma își ține memoria. Și tu nu poți fi mereu acolo.

Dezordinea din Drive e, de fapt, contextul de care AI-ul are nevoie

Toți antreprenorii cu care vorbesc spun același lucru: „La mine e haos. Întâi fac ordine și apoi mă apuc de AI.” Și nu se mai apucă niciodată. Ordinea perfectă nu vine, pentru că firma merge înainte în fiecare zi.

Fă invers. Dezordinea din Drive, mailuri și Excel-uri e, de fapt, contextul de care AI-ul are nevoie. Gândește-te ce ai deja:

• oferta trimisă acum doi ani;
• Excel-ul cu prețuri, cu coloane pe care doar tu le înțelegi;
• procedura scrisă pe genunchi, într-un document de o pagină;
• mailul lung în care i-ai explicat unui client cum lucrați.

Astea sunt firma ta, scrisă de tine fără să îți dai seama. Adună-le într-un dosar, așa cum sunt, și lasă-l pe AI să le citească și să le pună în ordine. La asta e foarte bun.

Nu îți trebuie documente perfecte ca să începi. Îți trebuie documentele pe care le ai.

Cum arată memoria firmei într-un singur dosar

La mine, totul stă într-un singur dosar, cu două părți.

Într-o parte, documentele brute, așa cum le aveam: oferte, contracte, contabilitate, echipă. Nu le-am rescris, nu le-am redenumit frumos, nu le-am curățat. Le-am pus acolo.

În cealaltă parte, ce a scris Claude după ce le-a citit pe toate. Câteva documente scurte și clare:

• cine sunt clienții, ce le-am vândut și ce le-am promis;
• ce proiecte avem în lucru și în ce stadiu sunt;
• cine ce face în echipă;
• cum lucrăm, de la prima discuție cu un client până la factură.

Acum îl întreb ceva ce numai cineva din firma mea are de unde să știe. Răspunde din documentele mele, cu sursa lângă: din ce ofertă, din ce contract, din ce Excel. Pot verifica oricând de unde a scos răspunsul.

Cum îți faci dosarul săptămâna asta, pas cu pas

Nu ai nevoie de nimic special. Un abonament obișnuit de Claude sau ChatGPT și câteva ore, nu săptămâni.

1. Fă un dosar și aruncă în el ce ai. Oferte, contracte, liste de clienți, Excel-ul cu prețuri, procedurile, prezentarea firmei. Exportă și câteva mailuri lungi în care ai explicat cum lucrați. Nu sorta, nu corecta.
2. Încarcă documentele într-un loc unde rămân. În Claude, asta e un proiect (Claude Projects): documentele stau acolo și sunt disponibile în fiecare conversație din proiect. Dacă ai prea multe, începe cu cele mai recente și mai importante.
3. Cere-i să scrie memoria firmei. De exemplu: „Citește toate documentele și scrie-mi, separat, un document despre clienți, unul despre proiecte, unul despre echipă și unul despre cum lucrăm. Spune-mi din ce document ai luat fiecare informație.”
4. Cere-i să găsească contradicțiile. „Unde se contrazic documentele între ele?” La mine, asta a fost prima surpriză: a găsit contradicții în propriile mele acte. Prețuri diferite pentru același serviciu, termene care nu se potriveau, lucruri promise într-un loc și uitate în altul.
5. Corectează și salvează. Citește ce a scris, repară ce e greșit și pune documentele corectate înapoi în proiect, lângă cele brute. Asta e memoria firmei.
6. Ține-o vie. Când apare o ofertă nouă, un client nou sau o schimbare de preț, adaug-o în dosar și cere-i să actualizeze documentul potrivit. Câteva minute pe săptămână.

De aici pornește orice agent AI

A doua surpriză a venit după. De atunci, fiecare agent pe care îl construiesc pornește de acolo. Vânzări, financiar, taskuri. Agentul de vânzări știe deja clienții și ofertele. Cel financiar știe deja cum arată facturile și cine plătește la timp. Cel de taskuri știe cine ce face în echipă.

Nu mai explic contextul de fiecare dată. Deja îl cunoaște.

Și asta nu e valabil doar pentru AI. Nu mai explic contextul nimănui, nici oamenilor noi, nici AI-ului. Un coleg nou citește aceleași documente și înțelege firma în câteva ore, nu în câteva luni.

N-a fost un proiect de AI. A fost ordine. AI-ul doar m-a obligat să o fac.

Întrebări frecvente

Cum pun documentele firmei în AI fără să le organizez întâi?

Adună-le într-un dosar așa cum sunt și încarcă-le într-un proiect în Claude sau într-un loc echivalent din unealta pe care o folosești. Apoi cere-i AI-ului să le citească și să scrie el documente clare despre clienți, proiecte, echipă și procese. Ordinea o face el, tu doar verifici și corectezi.

Ce documente trebuie să pun în memoria firmei pentru AI?

Începe cu ce folosești des: oferte recente, contracte, lista de clienți, Excel-ul cu prețuri, procedurile și prezentarea firmei. Mailurile lungi în care ai explicat cum lucrați sunt foarte valoroase, pentru că descriu firma în cuvintele tale. Nu trebuie să fie complet din prima zi, adaugi pe parcurs.

De ce să fac o memorie a firmei în loc să explic contextul în fiecare conversație?

Pentru că altfel o iei de la zero de fiecare dată și primești răspunsuri generice. Cu un singur dosar, orice agent AI pe care îl construiești, de vânzări, financiar sau de taskuri, pornește deja cunoscând firma. Bonus: același dosar ajută și oamenii noi din echipă să înțeleagă firma mai repede.